整理電腦上文件和文件夾組織的藝術(shù)

最近對自己電腦上的硬盤數(shù)據(jù)進行整理，發(fā)現(xiàn)自己的文件目錄結(jié)構(gòu)特別亂，以前習(xí)慣于隨手建立新文件，下載的文件到處都是，自己的一些思考片段，讀書筆記，電子書資料等也都是隨地亂放的。
對我來說最重要的東西就是一些讀書筆記，電子書等的資料，這些都不大，我完全可以只備份這一部分數(shù)據(jù)的。而這一部分數(shù)據(jù)也就幾百來兆�，F(xiàn)在零零碎碎的花了3天時間重新組織了硬盤的文件夾結(jié)構(gòu)，感覺磁盤里的文件夾目錄結(jié)構(gòu)清爽了好多。
這里有一些技巧，挺實用的，拿過來跟大家分享，大家平常都是怎么組織目錄結(jié)構(gòu)的呢？

你的電腦的文件夾結(jié)構(gòu)混亂的標志：

桌面上有超過40個圖標

我的文檔里包含超過300個文件和60個文件夾，包含一堆MP3和數(shù)字照片

在開始菜單中程序的列表很雜亂，一時找不到你要的程序

你把所有的word文檔存儲到一個文件夾，把所有的電子表格放到另一個目錄里，等等

你要找的文件可能在任意4個文件夾中

在我們開始之前，這里是有一些快速說明：

每個人都有自己最喜歡的組織和歸檔的方法，很容易演變成“我的方法比你的好”的爭論。事實是沒有什么完美的組織事情的方式。當我寫這篇文章時，我試著保持一個中立，客觀的視角。我在電腦上收集和組織文件已經(jīng)有25年的經(jīng)驗了，自認為在組織文件夾方面很出色（說實話）。所以我在這個主題上有很多要說的話。但是我在這里描述的小竅門只是組織文件夾眾多方法之一。希望這些小竅門對你也有用，但請不要把這個解讀為任何形式的“正確”的方法。

本文中描述的組織文件的規(guī)則可以適用所有的電腦系統(tǒng)。然而，截圖是Windows下的（一般都是Windows 7)。我們也會提到一些Windows下幫你組織文件的有用功能。

為什么要組織文件？

有一些功能很強大的桌面搜索軟件（Windows Vista和Windows 7內(nèi)置的搜索功能，第三方程序如Google 桌面搜索）。那為什么有人會花時間組織硬盤上的文件呢？考慮一下下面這些桌面搜索軟件做不到的任務(wù)：

手動找到文件。如果你知道目標文件在某個特定的目錄下，那么直接找到這個文件是很快的，而不用在上百的搜索結(jié)果里去尋找目標文件

找到成組的相似的文件（例如你的所有“工作”文件，某次旅行的照片，某張專輯等）。

移動許多文件到新的電腦上。升級電腦時，如果快速找到那些對你來說很重要的文件？或者你有兩臺電腦，一臺用來家用，另外一臺用來工作。如何把工作相關(guān)的文件從家用的那臺機子上拿出來，移動到工作用的那臺機子上？

同步文件到另外的電腦上。如何決定要同步那些文件？您肯定不會想著要同步所有的東西吧？

選擇要備份那些文件。

最后，如果你是一個把組織，清理，安排的有序的過程當作一種享受，那么你甚至不需要一個理由。一盤里的東西混亂不堪是不可想象的。

整理的小竅門

下面是我們提供的40個最好的做好整理的小竅門。

1、謹慎的選擇你的組織體系

許多人不整理是因為這會花時間。第一個要花時間的事就是決定一個 組織體系。這一直是個人愛好問題，而不是一個極客在一個網(wǎng)站可以告訴你的。你應(yīng)該根據(jù)你自己的大腦中形成的組織體系來選擇你自己的組織體系（前提假設(shè)是，你的大腦實際上也是組織化的）。

我們不能命令你，但可以提一些建議：

可以根據(jù)電腦的使用者來組織。例如"我的文件", "妻子的文件", "兒子的文件"等.在“我的文件”里面分成 個人的，公司的。你會意識到這里可能會有重疊，每個人都想訪問音樂庫，或者是學(xué)校演出的照片。所以你可能創(chuàng)建了另外的一個文件夾”家庭“，來存放共同需要訪問的文件。

你可能決定最高級別的文件分類規(guī)則是根據(jù)每個文件的來源。換句話說，誰創(chuàng)建了這個文件。你可能有”自己創(chuàng)建的文件“（包含公司的和個人的），”我認識的人創(chuàng)建的文件（家人，朋友等”，還有“其他人創(chuàng)建的文件（MP3文件，下載的電影或者電視劇，軟件安裝文件，你收集的大量桌面圖片等）”。

每個文件夾根據(jù)需要來做進一步子文件夾組織。例如，你可能決定以藝術(shù)家的名字來組織你的音樂收藏文件夾下的子文件夾，然而對于數(shù)碼照片，可能以拍照時的日期來組織。每個子文件夾的組織規(guī)則可能都不一樣。

另外一個策略是基于“趨勢”。那些你還沒有打開查看的文件在一個目錄，那些你已經(jīng)看過但沒有歸類的在另外一個地方。當前，活動的工程在另外一個地方。其他的文件（你的“存檔）可以在第4個文件夾里。

在這個問題上（組織體系）多花些時間思考--當體系不完整時再修改可能會是個大麻煩！在你實現(xiàn)任何一個你想到組織體系時，廣泛的檢查一下你擁有的文件，看一下他們是否可以在你的組織系統(tǒng)里找到一個合理的地方。

2、當你決定了你的組織體系，遵守它

沒有比這更無意義的事了：當你創(chuàng)建了組織體系然后整理了所有的文件，然后當你創(chuàng)建，接收或者下載新文件時，你簡單的把它扔到你的桌面上。你需要遵守紀律--永遠。當你得到一個新文件，花些額外的時間找到它應(yīng)該放到哪里！要不然，僅僅一兩個月后，你的情況可能比之前更糟糕--你的文件有一半是整理過的而另一半是沒有整理的--你不知道哪個是哪個！

3、仔細選擇你的組織結(jié)構(gòu)中的根目錄(Root Folder)

你每天創(chuàng)建或者擁有的文件（文檔，照片，音樂等）或者是對你來說比較重要的文件，無論它來自哪里，都應(yīng)該放到某一個單獨的文件夾內(nèi)，而這個文件夾應(yīng)該在你的C盤根目錄下(是C:\的一個子目錄)。換句話說，這個文件夾不要依賴于 “我的文檔”這類的文件夾。如果你這樣做了，那么你就讓操作系統(tǒng)工程師來決定了哪種文件夾結(jié)構(gòu)最合適你。而且每個操作系統(tǒng)都不一樣！Win7下你的文件在C:\Users\Yourname,而Windows XP下是在C:\Documents and Settings\YourName\My Documents.在Unix系統(tǒng)里，經(jīng)常是/home/Yourname。

這些標準的默認文件夾傾向于被垃圾文件和對你來說不重要的文件所占據(jù)。幾乎你安裝的每個軟件都會在“我的文檔”中建立自己的文件夾。讓它充滿垃圾，然后簡單的忽略它。移除到“我的文檔”的鏈接，把用建立到你創(chuàng)建并關(guān)心的文件夾的鏈接來代替。   

從零開始創(chuàng)建你的文件系統(tǒng)！或許放置它的最好的地方就是D：盤——如果你有的話。這樣，你的所有的文件都在一個盤里，而所有操作系統(tǒng)和軟件組件的文件都待在C:盤上——簡單并且優(yōu)雅的區(qū)分開了。這樣做的好處是很大的。不僅有組織結(jié)構(gòu)上的益處（見技巧10），而且當你需要把數(shù)據(jù)遷移到新的電腦上時，你可以（有些時候）簡單的拔下你的D：盤并插到新電腦上作為D:盤（這意味著D:盤實際上是一個單獨的物理硬盤，而不是跟C:盤在同一個硬盤上的一個分區(qū)）。   

 警告：從下面的技巧12，你會看到有完全一樣的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)——在你擁有的所有電腦上，是一個很好的主意。所以如果你決定要用D:盤作為你自己文件的存儲系統(tǒng)，確保你可以在你擁有的所有電腦上可以使用D:盤。如果你做不到，你可以使用一個聰明的極客手段來存儲文件到D:盤上，但仍然通過C:盤來訪問他們（見技巧17）。

如果只有一個硬盤（C:)，那么創(chuàng)建一個專用的文件夾，包含你的所有的文件——如C:\Files。 文件夾的名字不重要，應(yīng)該是個單個，簡單的單詞。

這樣做有好幾個原因：

備份時，好備份，因為所有東西在一個文件夾中

知道哪些文件需要遷移

知道在哪個地方搜索需要的文件

如果需要和其他電腦同步，這讓你的同步簡單。這也讓你的所有的快捷方式在別的電腦上可以用（更多的請見技巧 24）

一旦確定了你的文件放哪，就把所有的文件都放進去！完全摒棄操作系統(tǒng)創(chuàng)建的標準，默認的文件夾（“我的文檔”，“我的圖片”等）。實際上，可以把很多這類文件夾移動到你的結(jié)構(gòu)中（見技巧 #6）
把這些做完后，你的所有文件都在一個文件夾下，所有其他的在C:\下的文件可以認為是"操作系統(tǒng)"的文件夾。
下面是一個被組織的很好的C:盤截圖，所有的用戶文件都在\Files文件夾下。

4、使用子文件夾

最簡單，最明顯的提示。

5、不要害怕文件夾深度

需要多少級的子文件夾就建多少級。不要害怕。每次注意到可以把一堆相關(guān)文件放到一個子文件夾中時，就這樣做。把文件放到C:\Files\Me\From Others\Services\WestCo Bank\Statements\2009 這樣的文件夾下是完全可以的。只有7級。如果創(chuàng)建的子文件夾只有一個文件，那么很可能有點過頭了。另外一方面，如果你簡單的創(chuàng)建了一個只有兩層的結(jié)構(gòu)（例如：C:\Files\Work）。那么你可能還沒有達到組織的任何一級水平（除非你只有6個文件）。你的“Work”文件夾就會像桌面一樣亂，有上百個文件。

6、把標準的User文件夾移動到你的自己的文件夾結(jié)構(gòu)中

大多數(shù)的操作系統(tǒng)，包括Windows，給每個用戶創(chuàng)建了一套標準的文件夾。這些文件夾就成為默認的文檔、音樂、照片的存儲位置。

其中的一些你永遠都可能不會使用（例如 Favorites文件夾，如果你不是在用ie瀏覽器）。這些文件夾就可以放著。但你可能使用其中的一些文件夾存儲重要文件。即使你不用他們，Windows仍然會把他們當作很多類型文件的默認存儲位置。當你保存一個標準的文件類型，Windows會自動提示到保存到這些地方，而這些地方又不是你自己文件結(jié)構(gòu)中的一部分，這會讓人很惱火的。

有個簡單的解決辦法：把你關(guān)心的文件夾移動到你自己的文件夾結(jié)構(gòu)中去。如果你這樣做了，下次保存對應(yīng)類型的文件，Windows就會提示你保存到新的，移動后的位置去。移動文件夾很簡單。簡單的托過來，拽到新的位置就可以。下面是移動默認的My Music文件夾到我自己定制的個人文件夾（Mark）的截圖：

7、明智地命名文件和文件夾

不要創(chuàng)建無意義的文件名，如Document1.doc，新建文件夾（2）。多花20s來想出一個有意義的文件名--顯示出內(nèi)容信息的文件名。

8、注意留心長文件名

另一個表明你還沒有創(chuàng)建出足夠深度的文件夾結(jié)構(gòu)的跡象是你的文件名很長。 如果你需要創(chuàng)建一個Johnson Sales Figures March 2009.xls(可能跟Abercrombie Budget Report 2008.xls在一個文件夾下），你可以創(chuàng)建一些子文件夾，以便于將第一個文件改名為 March.xls并放在Clients\Jonson\Sales Figures\2009下。 要放置好文件，需要一個簡短的文件名。

9、在每個地方使用快捷方式

這個可能是我們能提供的最有用的并且是最重要的一個技巧�？旖莘绞皆试S一個文件同時出現(xiàn)在兩個地方。 如今每個流行的操作系統(tǒng)存儲文件和文件夾的結(jié)構(gòu)是層次化(hierarchical)的。這意味著所有的對象（文件和文件夾）都在同一個父目錄下。這有點像樹。一棵樹有分支（文件夾）和葉子（文件）。每個葉子，和每個分支，只支持一個父分支，一直到樹的根部（這就是為什么C:\被稱為C:盤的根文件夾）。

這種硬盤組織結(jié)構(gòu)是明顯和必須的，但這只是組織數(shù)據(jù)的一種方法。還有其他的組織方式：例如，關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，用完全不同的方法組織結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。層次化結(jié)構(gòu)最大的限制是一個文件只能在一個樹中的唯一確定的一個分支中：為什么對于計算機用戶來說這是個問題？主要原因有兩個：

根據(jù)我們組織文件和文件夾結(jié)構(gòu)的關(guān)系，一個文件正確的存放地點，常常是一個非常不方便訪問的地方。你的文件可能埋在6級子文件夾下，但你可能每天都需要快速的訪問到這些文件。你可以把它移動到一個方便的地方，但這意味著在每次修改完成后你還需要再把它放回到正確的地方去。

一個文件可能屬于兩個及兩個以上的位置。例如，你是一個會計，你剛完成2009 給Jon Smith的tax return �？梢园堰@個文件叫 2009 Tax Return.doc，放在Client\John Smith下。但可能你也需要把所有的2009 tax都放到同一個地方。所以你可能想在Tax Returns\2009目錄下下以John Smith.doc存放這個文件。問題是，一個純粹的層次文件系統(tǒng)中，你不能同時把它放到兩個地方。

快捷方式的圖標和原始文件的圖標之間有兩個主要的區(qū)別：

快捷圖標左下角有一個小箭頭（Windows下的）。

快捷鍵名稱中可以不包括文件擴展名（如.docx)

可以在任何時候刪除快捷而不會丟失任何實際的數(shù)據(jù)。原始文件仍然是完整的。你只是損失了從快捷方式所在的位置訪問數(shù)據(jù)的能力�？旖莘绞胶苋菀椎目朔�了層次化文件系統(tǒng)的主要的缺陷。可以在同時把一個文件放到多個地方�？旖莘绞娇梢宰屇惆呀�(jīng)常使用的文件和文件夾放到一個方便訪問的地方，而原始文件仍然在原來的地方。所以你的最常訪問的文件集合，可以而且也應(yīng)該是一個快捷鍵的集合。如果還沒有認識到快捷鍵的強大功能，可以考慮如下的在Windows電腦上眾所周知的位置：

開始菜單

快速啟動欄

收藏夾

快捷鍵的唯一目的：讓你訪問你的文件變的更方便。
快捷鍵讓我們懂得了一個文件和文件夾組織的黃金原則：
“一個文件永遠都要只有一份——不要讓同一個文件有兩份�？梢允褂每旖莘绞絹泶�替“（當然，備份的時候這個原則就不適用了）

如果不喜歡建立快捷方式時的多余的”快捷方式“這幾個字，可以修改名稱或者配置Windows不要添加這些額外的字。

底線：
            如果你想在另外一個地方訪問一個文件（追求方便，或者是文件本來就屬于兩個地方），在這個地方創(chuàng)建一個指向原始文件的快捷方式。

10、把程序文件和數(shù)據(jù)文件分開

任何數(shù)字組織專家會告訴你這個。程序文件是你安裝的軟件組件（如Microsoft Word，Adobe Photoshop 或者是 IE）。數(shù)據(jù)文件是你使用這個軟件給自己創(chuàng)建的文件（如Word文檔，數(shù)字照片，emails或者是播放列表）。

軟件經(jīng)常被安裝，卸載，更新。每次都能找到安裝的文件，任何時候都能重裝。這意味著軟件文件是很不重要的。你用軟件創(chuàng)建的文件才是最重要的。總是把重要文件和非重要文件分開是很好的原則。

所以當軟件提示你保存創(chuàng)建的文件時，想想，把文件存儲到自己的文件夾中去，而不要保存到軟件自己的文件夾中�？梢钥纯茨懿荒苷业匠绦虻呐渲眠x項，改變文件默認的存儲位置。

Tip #11. 基于文件的目的組織文件，而不是文件類型

Work\Clients\Johnson在這個文件夾下有兩個子文件夾Word和Spreadsheets,那么可能你沒有優(yōu)化組織的結(jié)構(gòu)。根據(jù)創(chuàng)建文件的程序來來組織文件沒有意義。相反，根據(jù)文件的目的來組織。

Tip #12 在所有的電腦上都維護同樣的組織結(jié)構(gòu)

有好幾個好處

需要記的東西少了。不論你在哪，你都知道去哪兒可以找到你的文件

如果從一個電腦拷貝或者同步文件，那么同步工作非常簡單

可以很輕松的從一個電腦拷貝快捷方式到另外的電腦（前提是原始的文件也是拷貝過去的）

對于鏈接文件也一樣（例如，在Word文檔中鏈接到一個單獨的Excel文件)

這也關(guān)系到你存儲文件的盤，如果你的文件存儲在C:盤，那么在所有的電腦上都保存到C盤。否則，你的快捷鍵、播放列表和鏈接的文件都不能工作！

Tip #13 創(chuàng)建一個 “Inbox”文件夾

創(chuàng)建一個文件夾，存儲你當前正在工作的文件，或者是你還沒來得及處理的。你可以把它當作“待辦事項”的列表。你可以叫他"Inbox"或者“工作”或者“零碎”，任何對你有意義的詞。

當你弄完了一個文件，你可以把它從Inbox移到你的組織結(jié)構(gòu)中正確的位置。

你可能想用桌面做Inbox文件夾。注意，你必須確保其他文件不會出現(xiàn)在這里。換句話說，確保你的Inbox文件夾不會有垃圾文件-不應(yīng)該在這里的文件。
            
Inbox文件夾放到哪里呢？最重要的原則是放到順手的地方。這會成為你最常訪問的文件夾，所以方便是關(guān)鍵。創(chuàng)建好這個文件夾后，你就可以在“快速啟動欄”等地方創(chuàng)建Inbox文件夾的快捷方式。

Tip #14 確保你只有一個“inbox”文件夾     

把每個接收到或者是創(chuàng)建的文件放到Inbox文件夾。這樣其他地方就不會有隨機創(chuàng)建的或者下載的垃圾。最后一件事，你需要檢查多個文件夾，查看你當前的任務(wù)和工程。把他們放到同一個文件夾下去。
 一些確保你只有一個Inbox文件夾的小技巧：

設(shè)置程序默認的保存路徑到這個文件夾

設(shè)置瀏覽器默認的“下載”路徑到這個文件夾

如果這個文件夾不是你的桌面（推薦），那么確保你不會把“待辦事項”文件放到桌面上。這樣會讓你的桌面保持整潔。

Tip #15 經(jīng)常打掃你的“Inbox”文件夾

這是保持文件組織良好的關(guān)鍵之一。如果你讓你的Inbox溢出（例如，超過30個文件），你可能開始感到不知所措：因為你沒有緊跟待辦事項列表。 

可以這樣做：

經(jīng)常訪問你的Inbox/Todo文件夾（每天至少5次）。

瀏覽你已經(jīng)完成的文件，并立即把他們放到合適的位置。

以保持這個文件夾中的文件數(shù)量盡可能小而自豪。如果你認為大腦平靜很重要，那么讓這個文件保持空成為你的最高的優(yōu)先級（電腦上）。

如果你發(fā)現(xiàn)一個文件在這個文件夾待了多過，比如六周，那么承認你基本不會去處理它，把它移動到合適的地方。

Tip #16. 立即將每個文件放到合適的地方，為當前活動的工程使用快捷鍵

一旦創(chuàng)建、接收、下載了一個文件，立即存儲到“正確”的文件夾下。然后，一旦你需要處理它，那就在Inbox里創(chuàng)建一個快捷方式。這樣，你的所有文件都在“正確”的位置，你也可以立即方便的訪問到它。當你完成之后，刪除快捷鍵就可以了。就這么簡單。

理想情況下，你的Inbox文件夾和桌面，應(yīng)該只包含快捷方式。

Tip #17 使用目錄符號鏈接來維護統(tǒng)一的文件夾結(jié)構(gòu)

使用此技巧，可以解決這個問題：電腦中有兩個以上的盤（C:,D:等）�？赡芴幱诳臻g考慮需要在D盤上存儲東西，但還是想基于C盤來構(gòu)建目錄結(jié)構(gòu)（或者相反）。

你構(gòu)建目錄結(jié)構(gòu)的目的是為了讓你的文件都可以從C盤訪問（例如，你所有文件的根目錄是C:\Files\）。但你還想利用D盤的空余空間。你知道可以在D盤上存儲東西，但通過C:盤來訪問他們嗎？不，這里我們不是在討論快捷方式，盡管概念類似。

通過使用命令行中的 mklink 命令就可以達到以上目的。你在一個盤上創(chuàng)建了一個文件夾，然后在另一個盤上建立一個它的別名。這些別名叫作目錄符號鏈接。他們像正常的文件夾一樣工作，除了他們物理上存儲在別的地方。

例如，你想在C:盤C:\Files目錄下引用D:盤中存儲的完整的組織好的文件夾結(jié)構(gòu)。那么可以把C:\Files作為一個目錄符號鏈接——指向D:盤，命令如下：
         

  mklink /d c:\files d:\

或者，你在D：上只存儲了電影，想在C:\Files\Media\Movies\目錄下訪問他們。執(zhí)行如下命令：

　 mklink /d c:\files\media\movies d:\

（應(yīng)該不需要說這些命令得在命令行下輸入吧？ 單擊開始菜單，輸入 cmd 然后回車）

Tip #18 定制你的文件夾圖標

嚴格來說這不是一個組織文件夾時的技巧，但每個文件夾有唯一的圖標可以讓你的視覺更快判斷出文件夾哪個是哪個，從而在找文件時節(jié)省時間。例子如下：